如果你是單位的宴會(huì)舉辦負(fù)責(zé)人，那么在訂餐前認(rèn)真做些工作。訂餐的形式隨自己的習(xí)慣或者方便來(lái)定，但是對(duì)宴請(qǐng)的一些重要信息卻要做足功課。

    訂餐方式是指為了訂餐，主辦方與酒店預(yù)訂員之間接洽聯(lián)絡(luò)、溝通宴請(qǐng)預(yù)訂信息而采取的方式、方法。根據(jù)宴請(qǐng)的對(duì)象、主題，可采用多種方式進(jìn)行預(yù)訂。

    l.電話(huà)訂餐

    電話(huà)訂餐是訂餐的主要方式，主要用于小型宴會(huì)預(yù)訂。撥通酒店訂餐電話(huà)，敬語(yǔ)問(wèn)候，說(shuō)明單位名稱(chēng)、人數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)間，留下聯(lián)系人的姓名和電話(huà)號(hào)碼。切記，你是客戶(hù)，即使你是在給城里人氣最旺的飯店打電話(huà)預(yù)訂，也不必被電話(huà)那端傲慢無(wú)禮的聲音所擊退。他們對(duì)你的需要可比你對(duì)他們的需要多得多。

    2.面談餐廳

    面談是最常見(jiàn)的一種宴請(qǐng)預(yù)方式，住店客、地區(qū)居民多用這種方式預(yù)定。餐者通過(guò)與酒店預(yù)訂員或宴會(huì)銷(xiāo)售員進(jìn)行面對(duì)面的交談，可以充分了解酒店舉辦宴會(huì)的各種基本條件和優(yōu)勢(shì)，洽談舉辦宴會(huì)的一些細(xì)節(jié)問(wèn)題，解決賓客提出的一些特殊要求。面談可以增進(jìn)彼此的信任和了解，有利于達(dá)成一致意見(jiàn)。在進(jìn)行面談?lì)A(yù)訂時(shí)，要注意以下幾方面：(1) 禮貌問(wèn)候預(yù)訂員或宴會(huì)銷(xiāo)售員。

    (2) 說(shuō)明自己的姓名、單位名稱(chēng)、電話(huà)號(hào)碼預(yù)定內(nèi)容、特殊要求等。

    (3) 對(duì)酒店提的標(biāo)準(zhǔn)菜單，要認(rèn)真挑選確認(rèn)，菜單中的個(gè)別菜肴可視情況適當(dāng)予以調(diào)整。有特殊要求的，應(yīng)讓店方確認(rèn)。

    (4) 遇重大活動(dòng)和宴會(huì)，應(yīng)根據(jù)與酒店達(dá)成的協(xié)議，草擬合同，對(duì)于未定事宜和需改動(dòng)事宜，應(yīng)注明最后確認(rèn)時(shí)面。

    (5) 向店方表示感謝。

    3.信函訂餐

    信函餐適宜于遠(yuǎn)距離、長(zhǎng)時(shí)間訂餐的住店客或企事業(yè)單位。它以書(shū)面的方式詢(xún)問(wèn)和回答有關(guān)問(wèn)題。事后還要與酒店保持聯(lián)絡(luò)，并結(jié)合電話(huà)預(yù)訂或面談，最終達(dá)成協(xié)議。

    4.電傳訂餐

    電傳訂餐是介于電話(huà)餐與信函餐之間的一種預(yù)方式，它比信函訂餐速度要快，比電話(huà)訂餐更具體、更準(zhǔn)確。

    5.中介人訂餐

    中介人是指專(zhuān)業(yè)中介公司或飯店內(nèi)部職工。專(zhuān)業(yè)公司可與飯店宴會(huì)部常年合同作為預(yù)訂，收取一定傭金。飯店員工代為預(yù)定，適用于飯店比較熟悉的老客戶(hù)。

    6.政府指定性訂餐

    政府機(jī)關(guān)或主管部門(mén)在政務(wù)交往或業(yè)務(wù)往來(lái)中安排宴請(qǐng)活動(dòng)而專(zhuān)門(mén)向直屬賓館、飯店宴會(huì)部發(fā)出預(yù)訂的方式。政府指定性預(yù)定，常由文件下達(dá)計(jì)劃或由專(zhuān)職工作人員將書(shū)面預(yù)訂計(jì)劃親自送給宴會(huì)預(yù)員或宴會(huì)部經(jīng)理。政府具有指定性餐往往具有一定的強(qiáng)制性，酒店應(yīng)無(wú)條件滿(mǎn)足預(yù)定的要求。

    7.網(wǎng)上訂餐

    隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，網(wǎng)上訂餐業(yè)務(wù)也發(fā)展起來(lái)，它帶來(lái)的是方便、實(shí)惠和個(gè)性化。如果公司要預(yù)訂今天中午的一頓經(jīng)理宴會(huì)，只要從電腦記錄中調(diào)出參加宴會(huì)人員的個(gè)人檔案，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，輸入?yún)⒓友鐣?huì)的人數(shù)、宴會(huì)地點(diǎn)、消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、個(gè)人口味、喜好及忌口，網(wǎng)絡(luò)上就出現(xiàn)可選擇餐廳，選中最佳餐廳，進(jìn)入該餐廳目錄，查尋餐廳菜品介紹，最后通過(guò)網(wǎng)絡(luò)訂餐、點(diǎn)菜，注明就餐時(shí)問(wèn)、上菜速度及付款方式等。

    訂餐的一般程序有如下幾步：

    1．訂餐前要了解有關(guān)宴請(qǐng)活動(dòng)的各種信息（1）了解赴宴的客人人數(shù)。

    （2）了解宴會(huì)規(guī)格。

    （3）了解賓客風(fēng)俗習(xí)慣。

    （4）了解賓客生活忌諱。

    （5）了解賓客特殊需要。

    2.對(duì)于規(guī)格較高的宴會(huì)，還應(yīng)掌握下列事項(xiàng)：　　（1）宴會(huì)的目的和性質(zhì)。

    （2）宴會(huì)的正式名稱(chēng)。

    （3）賓客的年齡和性別。

    （4）有無(wú)席次表、座位卡、席卡。

    （5）有無(wú)音樂(lè)或文藝表演。

    （6）有無(wú)司機(jī)費(fèi)用等。

    （7）主辦者的指示、要求、想法。

    3.向中意的餐飲經(jīng)營(yíng)單位詢(xún)問(wèn)與訂餐相關(guān)的信息，一般有關(guān)問(wèn)訊的內(nèi)容通常包括：　　（1）是否有空宴會(huì)廳。

    （2）宴會(huì)廳的規(guī)模及各種設(shè)備情況。

    （3）宴會(huì)主辦單位提出的有關(guān)宴會(huì)的設(shè)想以及在宴會(huì)上安排活動(dòng)的要求能否得到滿(mǎn)足。

    （4）中西餐宴會(huì)、酒會(huì)、茶話(huà)會(huì)等的起點(diǎn)標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)用。

    （5）高級(jí)宴會(huì)人均消費(fèi)起點(diǎn)標(biāo)準(zhǔn)，大型宴會(huì)消費(fèi)金額起點(diǎn)標(biāo)準(zhǔn)。

    （6）宴會(huì)的菜肴、飲料的費(fèi)用。

    （7）宴會(huì)菜肴的內(nèi)容。

    （8）各類(lèi)宴會(huì)的菜單和可變換、遞補(bǔ)的菜單。

    （9）不同費(fèi)用可供選用的酒單。

    （10）宴會(huì)中主要菜點(diǎn)和名酒的介紹及實(shí)物彩色照片。

    （11）不同費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)的宴會(huì)，飯店可提供的服務(wù)規(guī)格及配套服務(wù)項(xiàng)目。

    （12）飯店所能提供的所有配套服務(wù)項(xiàng)目及設(shè)備。

    （13）中西餐宴會(huì)、酒會(huì)、茶會(huì)的場(chǎng)地布置、環(huán)境裝飾和臺(tái)型布置的實(shí)例圖。

    （14）宴會(huì)預(yù)定金的收費(fèi)規(guī)定。

    （15）提前、推遲、取消預(yù)定宴會(huì)的有關(guān)規(guī)定等。

    4．訂餐的正式確認(rèn)

    雖然在訂餐時(shí)已經(jīng)給酒店提出了要求，但是為了保證宴請(qǐng)質(zhì)量，對(duì)于大型宴會(huì)，還要將雙方所同意的事項(xiàng)記錄在合同書(shū)上并請(qǐng)雙方簽字，以保障訂餐方與酒店的權(quán)利。

    另外飯店與辦宴客戶(hù)之間可有若干規(guī)定或說(shuō)明，附于合同背面。在簽訂合同時(shí)，為了保證宴會(huì)預(yù)訂的確認(rèn)，飯店通常會(huì)要求已確定日期的客戶(hù)預(yù)付一定數(shù)量的訂金，一般大型宴會(huì)為總費(fèi)用的l0一15％。一般對(duì)訂金的處理有以下幾方面：(1) 如果客戶(hù)超過(guò)飯店規(guī)定的限期取消預(yù)訂，訂金將不予償還，如果對(duì)方與飯店有良好的信用關(guān)系或小型宴會(huì)，則不必付訂金。

    (2) 對(duì)于確認(rèn)后屆時(shí)不到的客人，按全價(jià)收費(fèi)。

    (3) 取消預(yù)訂，一般要求在宴會(huì)前一個(gè)月通知飯店，這樣不收任何費(fèi)用。若是在宴會(huì)前一個(gè)星期通知，預(yù)訂金將不予償還，還要收取整個(gè)宴會(huì)費(fèi)用的5％作為罰金。

    5、訂餐的變更與取消

    (1) 訂餐的變更。由于種種原因，數(shù)個(gè)月前甚至幾個(gè)小時(shí)前訂的餐可能會(huì)有所變更。如有時(shí)候會(huì)對(duì)宴會(huì)細(xì)節(jié)稍作修改、參加人數(shù)的增減、桌形的改變等；飯店方面有時(shí)也會(huì)發(fā)生變動(dòng)。為適應(yīng)這種臨時(shí)變更，訂餐人員應(yīng)該及時(shí)與酒店有關(guān)人員確認(rèn)訂餐的相關(guān)事項(xiàng)，將發(fā)生錯(cuò)誤的可能性降至最低程度。

    無(wú)論用電話(huà)還是面談形式，對(duì)已預(yù)訂過(guò)的宴會(huì)或其他活動(dòng)進(jìn)行更改時(shí)，態(tài)度要和藹、真誠(chéng)。要說(shuō)明更改的項(xiàng)目、原因，并盡快將處理的信息傳遞給所邀請(qǐng)的客人，并向客人表示感謝。

    (2) 訂餐的取消。由于某種原因，預(yù)訂的宴會(huì)除發(fā)生變更外，也可能被取消。如取消訂餐，應(yīng)及早通知店方和所邀請(qǐng)的客人，并說(shuō)明取消的原因。