在具體主持會(huì)議時(shí)，不可能也沒有必要對(duì)每一個(gè)會(huì)議中的主持者該做什么、該說什么都提供一個(gè)現(xiàn)成的答案，這些只能靠會(huì)議主持者靈活把握和運(yùn)用。但是，這不等于說沒有規(guī)律可循。有一些基本宗旨是我們?cè)谥鞒謺?huì)議時(shí)必須遵守的。

    ●會(huì)議主持者的素質(zhì)與修養(yǎng)

    會(huì)議能否成功，與會(huì)議主持者的素質(zhì)和修養(yǎng)關(guān)系甚大。因此，會(huì)議主持者要注意以下幾個(gè)方面：

    1.切忌一言堂

    在主持有關(guān)思想觀念的會(huì)議的時(shí)候，主持者的主持藝術(shù)表現(xiàn)在于：切忌一言堂，要發(fā)揚(yáng)民主，提倡百家爭鳴，能將其中的精華吸收到自己的總結(jié)中來。千萬不要在與會(huì)者發(fā)表了10條意見之后，主持者再發(fā)表排斥這10條意見的第11條意見，這樣下去，久而久之，參加會(huì)議的人就少了，會(huì)議的氣氛也必然窒息。這對(duì)會(huì)議主持者來說，是種很大的危險(xiǎn)。

    2.注意發(fā)揮各人的個(gè)性

    上司最容易犯的毛病，就是在會(huì)議上強(qiáng)求通過自己的意見，他總是不切實(shí)際地希望下屬與自己有著同樣的個(gè)性、看法和想法。這在客觀上是根本辦不到的。上司不僅應(yīng)當(dāng)承認(rèn)還必須尊重他人的個(gè)性，并善于設(shè)法利用他人的個(gè)性去爭取工作的成功。

    3.加強(qiáng)引導(dǎo)，批評(píng)要有建設(shè)性

    既然會(huì)議是一個(gè)群體在進(jìn)行討論，總難免發(fā)生某些沖突，有時(shí)甚至進(jìn)行人身攻擊。在這種情況下，會(huì)議主持人往往不得不對(duì)某個(gè)人或某些人進(jìn)行批評(píng)。但是批評(píng)時(shí)應(yīng)當(dāng)竭力避免同他們發(fā)生沖突，如果會(huì)議主持者與他們發(fā)生直接沖突，會(huì)議就會(huì)陷入僵局。在批評(píng)之前，主持者最好先對(duì)他們作一番鼓勵(lì)和夸獎(jiǎng)，使他成為你的朋友，然后再良言苦口、善進(jìn)忠言，并且應(yīng)當(dāng)在批評(píng)中帶有建設(shè)性，使被批評(píng)者真正明白其道理。

    4.聲音要洪亮，舉止要適當(dāng)

    會(huì)議主持者洪亮的聲音，會(huì)立即反映出他的朝氣、信心和魄力，有一種無形的感染力。還應(yīng)當(dāng)注意舉止要適當(dāng)，比如，不必過分地指手畫腳，不應(yīng)咬著煙斗講話；動(dòng)作也要注意，如不能不時(shí)地推推眼鏡，把眼鏡拿下來擦一擦，玩一玩手上的鉛筆，搔搔頭，抖抖腿，等等。這些事情雖然很小，卻會(huì)分散與會(huì)者的精力，影響你的威信。

    5.會(huì)議的時(shí)間不可太長

    據(jù)生理學(xué)家研究表明，參加開會(huì)和討論時(shí)，人的腦力最佳狀態(tài)只能保持40～45分鐘，人在生理上產(chǎn)生疲勞感的界限是1小時(shí)。超過這個(gè)界限，與會(huì)者的注意力就會(huì)松懈，會(huì)場上就會(huì)出現(xiàn)竊竊私語和輕微的騷動(dòng)。在這種情況下，主持者如果堅(jiān)持繼續(xù)開會(huì)，多數(shù)發(fā)言者就只能重復(fù)別人的發(fā)言，而顯現(xiàn)不出創(chuàng)見。生理學(xué)家們給這種狀態(tài)專門取了個(gè)名稱，叫作“反面活動(dòng)階段”。在這個(gè)階段，主持者會(huì)很難駕馭與會(huì)者，這一階段通過的決議，容易帶上“激進(jìn)”的色彩。如果會(huì)議開得過長，許多與會(huì)者一心想快點(diǎn)散會(huì)，將會(huì)對(duì)通過的決議采取無所謂的態(tài)度。因此，最緊湊、最有效的會(huì)議，一般不應(yīng)超過1小時(shí)。多數(shù)與會(huì)者需要30～40分鐘才能恢復(fù)良好的自我感覺，這樣才能保持良好的會(huì)議效果。

    6.要避免炫耀自己的業(yè)績

    上司在會(huì)上吹噓自己的業(yè)績，以此想抬高自己的威望，其結(jié)果必然適得其反。一般情況下，與會(huì)者對(duì)他所欣賞的人的心理狀態(tài)是，希望從上司的談吐中，得到如何把工作搞好的啟發(fā)，而不是想聽他過去的“豐功偉績”。

    ●言之有度，掌握時(shí)機(jī)和分寸

    開會(huì)時(shí)往往有這種情況：有時(shí)大家意見比較集中，而會(huì)議主持人卻不能及時(shí)總結(jié)，提請(qǐng)大家轉(zhuǎn)入另一項(xiàng)議題，便出現(xiàn)了冷場，拖延了時(shí)間；在征求大家意見時(shí)，有的人一聲不吭，有的人翻來覆去，談不到點(diǎn)子上，越扯越遠(yuǎn)；也有時(shí)人們爭論不休，互不服氣……

    會(huì)議上發(fā)生了冷場、爭論、跑題等情況怎么辦？這就要求會(huì)議主持人能夠細(xì)致了解會(huì)議進(jìn)程，掌握與會(huì)人員的心理，恰到好處地、適時(shí)地對(duì)會(huì)議進(jìn)行引導(dǎo)。意見基本一致時(shí)，立即終止；意見大同小異時(shí)，允許求同存異，及時(shí)終止；很難一致時(shí)，下次再議；對(duì)于離題太遠(yuǎn)的發(fā)言，會(huì)議主持者可尋找時(shí)機(jī)予以引導(dǎo)、提醒，拉回到正題。為了不分散大家的精力，不浪費(fèi)大家的時(shí)間，不沖擊會(huì)議的中心議題，主持者必須十分注意掌握講話的時(shí)機(jī)和火候。

    除此之外，會(huì)議主持者還要注意掌握說話的分量和分寸。這也是“度”的一種要求。

    語言的分量是由詞意和態(tài)度兩個(gè)主要因素構(gòu)成的。詞意是指語言的本意，態(tài)度是指表達(dá)時(shí)所持的表情和情緒。比如，上司在主持會(huì)議時(shí)，要批評(píng)下級(jí)人員的工作差錯(cuò)或較大的失誤，這里就有個(gè)分量問題。如果是個(gè)別的、一般性的差錯(cuò)，而批評(píng)的分量過重，未免有小題大做之嫌，被批評(píng)者不服氣，大家也不滿意。如果是較大失誤，而批評(píng)分量過輕，既達(dá)不到教育當(dāng)事人的目的，又給大家一種袒護(hù)當(dāng)事人、文過飾非之感，不能使人聞?wù)咦憬洹．?dāng)然，不做具體分析，以理服人，而是無限上綱、亂批一通，也不會(huì)有好效果。因此，根據(jù)問題的性質(zhì)、程度，在講話的時(shí)候，就有一個(gè)輕重之間怎樣才算適宜的分寸問題。

    分寸是衡量語言分量的尺度。而要把握好分寸，一是注意詞意上的細(xì)微差別，尤其是同義詞、近義詞之間的細(xì)微差別，二是注意態(tài)度和語調(diào)的區(qū)別，這種分寸也是會(huì)影響到分量的。我們的目的是，既要弄清問題，又要教育下屬。指出問題的嚴(yán)重性，進(jìn)行嚴(yán)肅的批評(píng)，不一定非要大嗓門、聲色俱厲不可。語言尖刻，態(tài)度粗暴，甚至出口傷人，以挖苦、諷刺、嘲笑他人為樂事，必定造成對(duì)方的反感和抵觸，不利于問題的解決，也不利于團(tuán)結(jié)。

    ●因會(huì)制宜，善于調(diào)動(dòng)大家的情緒

    上司主持會(huì)議，當(dāng)然希望吸引聽眾，調(diào)動(dòng)聽眾的積極性，使他們更多地接受會(huì)議精神。因此，針對(duì)不同的會(huì)議，把下屬的情緒鼓動(dòng)起來，刺激下屬的興奮點(diǎn)和吸引其注意力，就是上司主持會(huì)議過程中充分發(fā)揮語言藝術(shù)的一個(gè)重要課題。

    大家都知道，會(huì)議有不同的類型，有不同的要求，作為會(huì)議主持者就要因會(huì)制宜、區(qū)別對(duì)待，在語言的運(yùn)用上賦予不同的感情色彩。譬如在莊嚴(yán)的會(huì)議上，語言則應(yīng)注意嚴(yán)肅性、規(guī)范性；在歡慶會(huì)上，語言則應(yīng)熱烈喜慶；在工作部署會(huì)上，語言應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、明快；在動(dòng)員、誓師會(huì)上，語言就必須富有鼓動(dòng)性，以提高人們的決心與信心、干勁和勇氣。不同的語言，應(yīng)與不同的會(huì)議及不同的氣氛相協(xié)調(diào)、相配合、相一致。

    在會(huì)議上，調(diào)動(dòng)下屬情緒，要靠真情實(shí)感來產(chǎn)生共鳴，不能大喊大叫、捶胸頓足，不能巧言令色、甜言蜜語，也不能低眉順眼、博取同情。要用真實(shí)的語言、真實(shí)的感情，還要靠對(duì)下屬的信任、理解和尊重。

    ●聲音響亮有力，語調(diào)富有變化

    主持者主持會(huì)議時(shí)，要讓每一位與會(huì)者聽到你的聲音，這是最基本的要求。規(guī)模大一點(diǎn)的會(huì)議，則可借助麥克風(fēng)、喇叭等工具。說話應(yīng)該有力度，聲音洪亮、吐詞清楚，節(jié)奏適當(dāng)，聲音中表現(xiàn)出自信、向上的力量，而不能有氣無力，或者平鋪直敘、缺乏活力。會(huì)議主持者通過語調(diào)的變化，表達(dá)出各種思想觀點(diǎn)和思想情感，同與會(huì)者產(chǎn)生思想情感上的共鳴，使自己的講話有較強(qiáng)的感染力、震撼力。莊重、嚴(yán)肅的會(huì)議，要求語調(diào)平緩、凝重；歡快、輕松的會(huì)議，要求語調(diào)輕快、流暢。

    ●有頭有尾，善于總結(jié)

    會(huì)議既然有開頭，也就應(yīng)該有結(jié)尾。會(huì)議在行將結(jié)束之前，一般說來，會(huì)議主持者應(yīng)作簡明扼要的總結(jié)、歸納，將有關(guān)信息、討論情況、所達(dá)成的共識(shí)，進(jìn)行概括性的說明。同時(shí)，對(duì)會(huì)后的具體要求、需要落實(shí)的工作，加以部署強(qiáng)調(diào)?？偨Y(jié)應(yīng)力求客觀、符合實(shí)際，切不可言過其實(shí)，以致形成不解決實(shí)際問題的會(huì)風(fēng)。對(duì)會(huì)議的總結(jié)，在看到成績的同時(shí)，也要及時(shí)、適度地指出存在的問題及今后需要努力的方面。會(huì)議的總結(jié)，往往能起到提醒、強(qiáng)化信息的積極作用。

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