會議既是與會者互通信息、協(xié)調(diào)關系的場所，又是上司部署工作、展示決策意圖的手段，也是發(fā)動大家、鼓舞士氣、調(diào)動大家積極性的方法。會議的效果與諸多因素有關，但就主持會議的人而言，其語言表達的技能是至關重要的。

    ●開場精彩

    會議的開場白要陳述的內(nèi)容，包括會議的主題、目的、意義、議程和開法，其語言要簡明扼要、條理清晰，語調(diào)與表情都要與會議氣氛一致。

    一個好的開場，有利于吸引與會者的注意力，增強他們對該會議的興趣。好的開場白有三條：一是直入點題，提綱挈領、要言不煩地把會議的內(nèi)容主題講明白；二是借題發(fā)揮，調(diào)動全場情緒，使與會者亢奮起來，造成適宜會議進行的氣氛；三是出口成章，富于啟示性和誘導性，引導全場迅速進入境界。要盡力避免那種陳舊死板、千篇一律的格式。如：“現(xiàn)在開會了，請×××同志作報告，大家歡迎……”“××晚會現(xiàn)在開始，第一個節(jié)目……”要根據(jù)會議的實際，或說內(nèi)容，或講形式，或道特點，或提要求，或談歷史上的今天，或講別處的此時此刻，總之因境制宜，靈活設計。另外還要盡量來點幽默話語，讓聽眾發(fā)出會心的微笑。

    ●用好連接語

    主持一個會議，一般都要在中間搭橋接榫、過渡照應，把整個會議連綴成一個有機的整體。這個連接過程也是會議主持者發(fā)揮自身機智和口才的過程，它將顯示主持者的組織能力和概括能力。

    有人主持“我是一名共產(chǎn)主義戰(zhàn)士”的演講，其中第一位講了《人與共產(chǎn)黨人》，第二位講了《要有艱苦奮斗的創(chuàng)業(yè)精神》。他在這兩篇演講之間說：“共產(chǎn)黨人是人，但又不等于一般的人，共產(chǎn)黨人要無私無畏，要經(jīng)得起風吹浪打，這就離不開艱苦奮斗。下面請聽××同志演講?！倍潭處拙湓挘箖善葜v連接無痕，毫無造作之感。

    主持人所用連接語不外乎承上啟下：肯定前面的，畫龍點睛；呼出后面的，渲染蓄勢。兩者都很重要，應更重視后者。但在會議主持中，用還是不用，話長還是話短，應看具體情況。若需用連接語，既可順帶，也可反推；可以借言，也可直說；可以設疑，也可問答，總之，不要弄成“主持八股”，應以別開生面、恰到好處為原則。

    ●巧妙打破沉默

    在主持會議的過程中，主持人經(jīng)常會遇到無人發(fā)言或某一部分人毫無反應的現(xiàn)象。這種沉默的現(xiàn)象不利于會議的充分展開，不利于實現(xiàn)預期的目的。造成會議上人們沉默的原因多種多樣。原因不同，對策也就不同。下面是一些針對不同沉默原因而采取的相應措施：

    1.膽小害羞型

    這類人往往年輕、社會見識少，參加的會議也不多，多半不習慣或害怕在人數(shù)眾多的場合發(fā)表自己的見解、觀點。會議主持人要主動鼓勵他們發(fā)言，可以進行主動的提問，并告訴他們說錯也沒有關系。而當他們在發(fā)言時，主持人應表現(xiàn)出對其發(fā)言的興趣，同時也要對他們發(fā)言中合理性的方面加以肯定。

    2.人單勢薄型

    這類人往往與大多數(shù)人有著不同的看法，害怕說出自己的看法后遭人嘲笑而保持沉默。這類人的思路往往與眾不同，主持人要善于主動接近，鼓勵他們暢所欲言，敢于發(fā)表自己不同的看法，力求創(chuàng)造出寬松、自由討論的會場氣氛。

    3.清高閉守型

    這類與會者往往自有一套自己的見解，他們閱歷較深，處世比較嚴謹，一方面想表現(xiàn)自己，另一方面又擺出一副清高不凡的架子，而且其中有些人抱有言多必失的顧慮。主持人對待這類人，要善于點撥，多給他們一些體現(xiàn)和尊重。

    4.事不關己型

    這類與會者往往對會議缺乏熱情、興趣，不愿過多投入，認為議題與己無關或認為不重要，討論、決議是會議主持者自己的事情。對于這類人，主持人應積極創(chuàng)造民主、活潑的會議氣氛，去感染帶動這些人參與，或主動與他們接近，征詢他們對問題的看法，久而久之，也就能改變他們這種不配合的態(tài)度。

    5.敵對情緒型

    這類與會者要么反對議題，要么對主持人有意見。主持人應不計較個人恩怨，對他們友好團結(jié)，可向他們采取主動發(fā)問的方式，并對他們的發(fā)言持重視的態(tài)度。

    6.議題不明型

    有時候，當與會者對議題不明白、不理解而表現(xiàn)出沉默時，主持人應再作陳述、改變闡述的角度，也可以采取打比方、舉例的方式，讓與會者明白和理解。

    7.羞于開頭型

    有時候，與會者不善于第一個發(fā)言而出現(xiàn)冷場。這時主持人可用幽默風趣的話語打開與會者的話題，也可讓性格外向、膽子較大的同志先開口發(fā)言，進而帶動大家發(fā)言的積極性。對于比較莊重嚴肅的會議，在需要討論時，主持人也可適當調(diào)節(jié)與會者的緊張情緒。如果是對一些不良行為、不正確的言論進行議論，涉及某些人的具體利益，主持人應帶頭發(fā)言，做出明確的表態(tài)，為他人發(fā)言作好鋪墊。

    ●防止會議離題

    在會議活動中，常會出現(xiàn)一些發(fā)言者不著邊際、沒完沒了的發(fā)言。對于這種情況，主持人出于對發(fā)言者的尊重，一般不應當面直說，而應尋找機會做出巧妙的暗示。如就他發(fā)言中提出的某個問題或某一句話，因勢利導，并對他的發(fā)言作一定的肯定。對一些與議題關系不密切的問題，主持人可以通過表示留到以后有時間再作討論而加以委婉的中止，并有意識地重新強調(diào)會議的議題。

    有些會議，需要與會者事先準備，查閱相關的材料，列出發(fā)言的大致綱要來。

    美國一家公司的經(jīng)理曾采取這樣的對策來防止出現(xiàn)偏題發(fā)言。這位經(jīng)理創(chuàng)造了一種他自己稱為“打腹稿”的會議主持技巧：在會議提出一個重大問題或主要問題之后，隨即他便要求與會者進行沉默思考，會議室處于安靜之中，然后到一定時間大家才開始發(fā)言。

    ●制止無謂爭辯

    在對某個問題進行討論時，由于與會者的學識、素養(yǎng)、閱歷、社會經(jīng)驗不同，看問題的角度也就不同，因而解決問題的方案也不同。與會者往往會各持己見，據(jù)理力爭。這是會議深入討論的表現(xiàn)，是好現(xiàn)象。但在觀點已經(jīng)趨向集中、明確時，主持人就應及時終止論辯。如果爭辯雙方都已偏離議題，主持人就應伺機加以阻止，或說時間有限，暫不深入討論或先談到這里而加以間接的制止。在遇到較為激烈的爭辯時，主持人要隨時注意有的爭辯者會感情用事，進行影射、譏諷、舊事重提，在這時會議主持者應及時正面加以提醒、規(guī)勸，以免矛盾激化，引起爭吵、沖突。如果已經(jīng)發(fā)生爭吵，主持者應從會議的組織性、紀律性出發(fā)，直接加以制止；對惡語傷人者，必要時進行嚴肅的批評，以平衡與會者的公正心理。

    ●控制會議進程

    會議進程控制是一項重要的管理藝術，它需要依照會議規(guī)則進行，同時又要根據(jù)不斷變化的情況，靈活采用各種措施和方法，有針對性地調(diào)整各種關系，解決各種隨機性問題。為此，它又需要從事控制活動的人，特別是會議主持人掌握一定的控制技巧。這些技巧大體包括如下幾種方法。

    1.會議召開之前，主持人需認真研讀有關文件材料，了解議題和議程，了解與會者的構(gòu)成情況及基本意見傾向。

    2.主持人必須嚴格守時，明確會議開始和結(jié)束的時間，準時開會和散會。

    3.主持人在會議期間應避免同其他與會者發(fā)生爭論，不能在決議形成之前發(fā)表傾向于某一方面的意見，更不能強迫他人接受自己的看法。不要炫耀自己，不要以與眾不同的姿態(tài)和語調(diào)講話，忌各種語病。批評要有建設性，應盡力避免同其他與會者產(chǎn)生直接沖突。

    4.在組織討論時，應規(guī)定討論與不討論的界限，給每位與會者以平等的發(fā)言機會和權利。應善于及時糾正脫離議題的發(fā)言傾向，并注意其方式，不能因此而挫傷與會者的發(fā)言積極性。

    5.應善于對各種發(fā)言進行比較、鑒別和綜合分析，正確集中大家的意見。用簡明的語言說明討論的要點和有關發(fā)言人發(fā)言的要點。

    6.當時機成熟時，應適時終止討論或辯論，及時確認結(jié)論形成決議，一個議題結(jié)束后應立即轉(zhuǎn)換議題，以免延誤時間或節(jié)外生枝。

    7.多議題會議的議題安排次序應科學合理，一般情況下，需要大家開動腦筋、集中獻計獻策的議題應放在會議前半部分時間進行。

    8.會議較長時，應安排暫短的休息并掌握好時機。休息不要安排在發(fā)言高潮，特別是某一問題或其中一個方面的討論尚未結(jié)束時。

    9.應以各種方法和措施，避免或減少與會者中途退席，特別是其中的主要人物應力爭不出現(xiàn)中途退席現(xiàn)象。

    10.除非必要，一般不宜隨意變更議程。

    11.主持者應聲音洪亮、舉止得體，有一定感染力，忌多余的動作（玩文具、搔頭、抖腿等），忌語無倫次、缺乏自信。

    12.當會場出現(xiàn)混亂時，應保持鎮(zhèn)靜，及時采取措施結(jié)束混亂狀態(tài)。

    13.注意創(chuàng)造與會議性質(zhì)相適應的會議氣氛，科學安排會議中的高潮與低潮，及時分發(fā)會議文件材料，監(jiān)督工作人員及時認真地做好會議記錄。

    ●引導會議討論

    主持人在引導會議討論時應有較高的認識水平以及良好的思維能力。在會議上，要善于提問、積極引導，能夠從不同角度、不同層面上發(fā)現(xiàn)問題和提出問題，進行辯證式思維、逆向思維、發(fā)散性思維，對問題的看法不僅能從質(zhì)上去認識，而且還能從量上進行分析、界定。引導會議討論的方法較多是采用發(fā)問，另外，如有必要可以進行分組討論，每組指定1名小組長，到時集中小組的意見，由代表們代表小組進行發(fā)言。

    美國管理學家卡爾森認為，主持會議討論的技巧主要有以下幾點：

    1.為議事活動選擇好恰當?shù)念}目，使與會者對要討論的題目發(fā)生興趣，有在眾人面前表現(xiàn)自己的意見和觀點的欲望。

    2.布置好開會的場所，使每一個前來參加會議的人感到自在，不致因環(huán)境和座位不舒服而分散精力或產(chǎn)生焦躁情緒。

    3.作為會議主持人的職責是推動會議的討論，但要避免親自解答與會者的問題，以便所有參加討論的人都能積極思考并參與。

    4.使大家的注意力集中在有價值的議題上，引導會議在盡可能短的時間內(nèi)達到最終的一致意見，但又不使參加會議的人感到會議主持人是在強迫他們。

    5.掌握和安排好時間，限定每次發(fā)言的時間，掌握好會議討論的范圍，隨時警惕有人隨意說出的一兩句話將議題拉出會議討論的范圍之外。

    6.為會議做出全面的總結(jié)、記錄或報告，并貫徹執(zhí)行，保證會議所確定的事項得以實現(xiàn)。

    ●靈活駕馭，提高會議效果

    主持一個會議，重要的是引導與會者充分發(fā)表意見，積極參加討論。怎樣使與會者愿意說話，并且說得透徹、暢達？怎樣提高會議效果？這就需要主持人靈活駕馭。

    1.指名法

    主持人講完開場白，讓大家發(fā)言。開始時容易出現(xiàn)冷場，主持人可適當指名：“老張，您對這個問題很有研究，今天一定有好主意，先講講吧！”“老王，您大概早就考慮好發(fā)言內(nèi)容了，大家就等著聽您的高見哩！怎么樣？您帶個頭吧！”萬事開頭難，有人帶了頭，下面就會有人跟著講。

    2.激將法

    好馬也要揚鞭，強將還需激勵。主持人有時要用反面的話“刺激”一些人，促使他們及時發(fā)言。例如可以說：“老黃，您今天一言不發(fā)，看來是想‘金杯漱口’了！”旁邊很可能有人接口：“老黃向來能說會道，今天怎么會甘拜下風呢？”這樣一激，老黃還能不一吐宏論嗎？

    3.點撥法

    當人們對某個問題還似明非明時，常常難于發(fā)表看法。此時，主持人應抓住關鍵，適當點撥，與會者便會頓開茅塞、話如泉涌了。例如，可以說：“這個問題正面一時看不清，假如反過來看呢？從它究竟有多少弊端的角度看，是否應下決心解決呢？”

    4.復述法

    某人的發(fā)言十分精辟，主持人對此也有同感。為引導大家順此深入討論，可復述他發(fā)言的要點。如：“老鄭認為，我校提高教學質(zhì)量的關鍵，不在于嚴格考勤、考試上，而在于聯(lián)系實際改進教學方法，說得很有道理。大家對此議論一下吧！”老鄭聽了非常高興，大家討論也有了方向，會議就會深入一步。

    5.比較法

    討論會進行到一半，幾種意見已經(jīng)擺出，主持人便可簡要歸納，引導大家從比較中判定優(yōu)劣，從而順理成章形成結(jié)論。例如，可以說：“對第四季度的工作安排，現(xiàn)在有三種方案：一是……二是……三是……大家可以比較一下，選定一種最佳方案?！?br/>
    6.收束法

    討論會上，有時可能出現(xiàn)離題現(xiàn)象，一些人天南海北，把話題越扯越遠。此時，主持人要及時收束，使其回到本題。運用收束法時，應注意不挫傷發(fā)言者的積極性。主持人要十分自然地收束圓場。例如，可以說：“老陳等同志說到的問題，確實是存在的，他們的看法也很有價值，今后可專門為此開討論會。不過，今天的中心議題是如何制定超產(chǎn)獎金的發(fā)放規(guī)定，大家應集中對這個問題思考議論一番?！?br/>
    7.諧趣法

    會上大家爭論過于激烈，發(fā)言者嗓音越來越大，調(diào)門越來越高時，主持人要用幽默的語言、詼諧風趣的插話，及時為之“降溫”，使雙方都冷靜地分析對方的意見，達到求同存異。例如，可以說：“大家別激動！聽說高分貝的聲音會把耳鼓膜震破，為了不讓我們都變成聾子，我建議大家發(fā)言時把嗓音降低20分貝好嗎？”幾句話引得哄堂大笑，會場上的氣氛也得到了調(diào)節(jié)。

    8.過渡法

    用適當?shù)倪B接詞，把會議的一項內(nèi)容過渡到另一項內(nèi)容。例如可以說：“既然大家都認為搞聯(lián)營是使我廠發(fā)展壯大的必由之路，那么，和哪些地區(qū)、哪些單位搞聯(lián)營呢？請大家提供一些確切的信息?！边@樣承上啟下的過渡，也能把討論的內(nèi)容引向深入。

    9.勸說法

    討論會上，有人針對不同意見者言辭尖刻，刺傷了他人；有人則發(fā)言過多，壟斷了會場。此時，主持人要以委婉的言詞，作適當?shù)膭裾f。如：“小李的發(fā)言也是一得之見，從正面理解，有其合理的部分，不應過多指責。再說，言者無罪！人人都可以講話嘛！”“討論會要各抒己見，讓大家都發(fā)言，小蔡說了好幾次了，算是一家之言。到會一二十人，就是一二十家，最好是百家爭鳴。還有十多家沒發(fā)言，請你們都說說吧！”

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